La defensa de un sistema de cumplimiento

Crear un proceso de cumplimiento defendible no sólo es bueno para la gestión de riesgos. Proporciona a las organizaciones una mitigación en caso de que se produzcan infracciones imprevistas. El papel del Compliance Officer consiste en ser el Jefe de Integridad de la organización. Con la responsabilidad ambiental, social y de gobernanza (ESG) que se ha transferido a los equipos de ética y cumplimiento corporativo, esta función de integridad es cada vez más importante.

La integridad es un espejo. La integridad es la base de la defensa. Lo que la organización comunica a los demás -partes interesadas, inversores, reguladores, clientes, empleados- es lo que realmente es en su comportamiento, transacciones, conducta e interacciones. Es el reflejo de que los valores, la ética y los compromisos de la organización se cumplen.

La integridad requiere un cumplimiento defendible. Lo que está documentado en el código de conducta, las políticas y los procedimientos de una organización se comunica, se aplica y se controla en el entorno.

Cuando surgen problemas de integridad, se investigan y se abordan adecuadamente. La organización necesita un sistema sólido de registro de todas las actividades relacionadas con el cumplimiento y la ética para demostrar la integridad y proporcionar un cumplimiento defendible.

Esto comienza con políticas y procedimientos claramente redactados, empezando por el código de conducta hasta el conjunto de políticas de apoyo de la organización. Sin embargo, no basta con tener una política bien redactada. Para ser una organización íntegra es necesario que la política se comunique y se aplique en el entorno.

La organización necesita un sólido programa de comunicación y formación/aprendizaje para educar a los empleados y a la empresa en general sobre las políticas de la organización.

Las organizaciones necesitan políticas y formación centralizadas

Debe haber un único portal para las políticas de cada organización y las actividades de formación relacionadas. Todas las interacciones y tareas de política y formación se registran, creando una sólida pista de auditoría que proporciona un registro defendible de las interacciones de cumplimiento en el contexto de las políticas y la formación.

El cumplimiento defendible en una era de integridad comienza con la comunicación y comprensión de las políticas en toda la organización. A partir de ahí, un programa de cumplimiento defendible tiene un sólido sistema de registro de otras actividades relacionadas con el cumplimiento, como las evaluaciones de cumplimiento, la supervisión de los controles, el cumplimiento de los requisitos y las obligaciones, y la respuesta a los problemas e incidentes.

Este sistema de registro para el cumplimiento defendible debe registrar todas las actividades, interacciones y actividades en torno al cumplimiento.

  • ¿Qué versión de cada política se comunicó?
  • ¿En qué día y hora se realizó la comunicación?
  • ¿Completó el empleado la formación?
  • ¿Qué problemas de cumplimiento se encontraron?
  • ¿Cómo se respondió a ellos?
  • ¿Se siguieron los procesos?

La organización necesita no sólo saber lo que ha sucedido hoy, sino ser capaz de retroceder a un punto en el tiempo para ver las actividades y el sistema de registro de cumplimiento cuando surgió un problema por primera vez. Si por ejemplo, tuvimos un caso de corrupción hace 1 año, ¿qué políticas estaban en vigor y qué formación se había realizado?

Centralizar las políticas corporativas. La defensibilidad requiere pistas de auditoría sólidas.

El cumplimiento defendible requiere que la organización cuente con una arquitectura de información y tecnología que pueda respaldar una sólida pista de auditoría y un sistema de registro de las actividades e interacciones de cumplimiento.

En el contexto de la integridad, es importante orientar y alimentar la cultura de la integridad para el cumplimiento. Las actitudes y el comportamiento de los empleados dan forma a la cultura de la organización, que a su vez tiene un efecto simbiótico, moldeando aún más las actitudes y el comportamiento de los individuos. Se necesitan años para desarrollar y alimentar una cultura de integridad.

Mantener una cultura de integridad

Una cultura de integridad puede destruirse instantáneamente con un problema de cumplimiento importante y tardar años o incluso décadas en repararse.

El cumplimiento defendible garantiza que la organización está haciendo todo lo posible para nutrir y dar forma a la cultura de la organización en el contexto de la integridad de sus valores, la ética, los compromisos ESG y las obligaciones reglamentarias que se encuentran en las políticas de la organización.

Disponer de un rastro de auditoría y de un sistema de registro adecuados para el cumplimiento de las normas garantiza que la organización se mantiene en el camino recto de la integridad y se mantiene sólo en él incluso cuando resbala.

¿Quiere saber más sobre el cumplimiento?

Sígueme para los nuevos en el tema, también informaré sobre las principales multas de cumplimiento.

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